Comece pelo briefing do evento
O DJ só consegue propor algo útil se souber o que a empresa quer. Antes de pedir orçamento, escreva um briefing curto com as informações que alteram o trabalho: tipo de evento, data, local, horário, número aproximado de convidados, perfil do público e objetivo.
- Tipo de evento: convívio, convenção, lançamento, entrega de prémios, festa junina, outro.
- Data, horário de início e de fim.
- Local e condições de montagem (acesso, energia, horário permitido).
- Perfil do público: idades, áreas da empresa, convidados externos.
- Programação: discursos, vídeos, sorteios, pista, karaoke.
- Tom do evento: mais formal, mais descontraído ou misto.
Com este documento, o fornecedor monta uma proposta à medida e a empresa compara propostas do mesmo tamanho. Sem ele, cada orçamento parte de uma suposição diferente.
Inclua no briefing o que espera que o DJ faça além de tocar. Vai conduzir sorteios? Anunciar momentos? Acompanhar um vídeo ou um discurso? Quanto mais claro for o seu papel, menos surpresas no dia. Indique também se haverá convidados externos, como clientes e parceiros, porque isso altera o tom da noite e o cuidado com o repertório.
Repertório adequado ao público
Num evento de empresa, a música tem de ser agradável para um grupo variado, e o DJ tem de saber ler o ambiente. Um repertório eclético, com músicas conhecidas por várias gerações e muita música brasileira, costuma ser o caminho mais seguro.
Pergunte como o DJ monta a noite. Separa a música ambiente da música de pista? Como faz a transição? Aceita uma lista de músicas pedidas pela empresa? No DJ Chamb, as músicas pedidas pelos clientes entram na playlist, combinadas antes da festa. Peça a mesma clareza a qualquer fornecedor.
Combine também o que não deve tocar. Convém evitar músicas com letras ofensivas ou delicadas no ambiente de trabalho. Entregue a lista por escrito. Se o evento tiver momentos de música ambiente, veja música ambiente para evento.
O que a proposta deve trazer
Peça uma proposta escrita, com tudo o que for combinado. Compare itens, não só o valor final. Uma proposta barata que não inclui som ou luz pode sair mais cara no fim.
- Estrutura incluída: som, microfones, iluminação, painel de LED, efeitos, palco.
- Quem monta, quem opera e quem desmonta.
- Horário de chegada para montagem e de saída.
- Duração do serviço e como funciona a hora extra.
- Forma de pagamento e prazo.
- O que acontece em caso de cancelamento ou mudança de data.
- Contacto do responsável no dia do evento.
A CDR Áudio, empresa do Chamb, fornece som, iluminação, painel de LED, efeitos especiais, palco, DJs e coreógrafos, o que permite ter um só fornecedor para música e estrutura. Isto simplifica a conversa, mas vale para qualquer fornecedor: pergunte o que vem incluído antes de comparar.
Contrato, fatura e pagamento
Peça que as condições constem de um contrato ou de uma proposta aceite por escrito. Isto protege os dois lados. Confirme o nome da empresa, a data, o local, o horário, o valor, o que está incluído e as regras de cancelamento.
Quanto a documentos fiscais e exigências internas da sua empresa, converse com o setor responsável e com o fornecedor antes de fechar, para saber o que cada um precisa. Cada empresa tem os seus processos, e é melhor resolver isso no início.
Pergunte as formas de pagamento. Há fornecedores que aceitam pagamento a pronto ou a prestações, e alguns aceitam cartão de crédito em certos casos. Combine antes e registe. Pergunte também se o valor é por evento e como funciona a hora extra, que pode ser combinada antes ou acertada no dia. Para perceber o que altera o valor de um DJ, veja o guia sobre quanto custa um DJ no Rio.
Passo a passo para contratar
- Escreva o briefing do evento com data, local, público e programação.
- Peça orçamento a poucos fornecedores, com o mesmo briefing.
- Compare o que está incluído em cada proposta, não só o valor.
- Veja as avaliações de quem já contratou o fornecedor.
- Converse sobre repertório, microfones, horários e hora extra.
- Feche com antecedência, de preferência 3 meses ou mais.
- Envie o cronograma final e combine a passagem de som.
Reserve com pelo menos 3 meses de antecedência, sobretudo em dezembro e em datas comemorativas. O Chamb está no mercado de festas e eventos desde 2002 e conhece o ritmo deste tipo de evento. Para ver o que faz para empresas, aceda à página de eventos corporativos. E, se quiser pensar a música e a programação da festa de fim de ano, veja festa de fim de ano da empresa.
