Monte o roteiro da cerimónia
O roteiro é a base de tudo. Defina quantas categorias haverá, quantos premiados em cada uma, quem entrega o prémio e quem apresenta. Quanto menos improviso, melhor flui a cerimónia.
Calcule o tempo total a pensar na atenção do público. Cada entrega precisa de um momento para chamar o nome, o premiado subir ao palco, receber, posar para a fotografia e voltar. Se houver muitos premiados, agrupe por categoria e mantenha um ritmo constante.
- Liste as categorias, os premiados e a ordem de chamada.
- Defina quem apresenta e quem entrega cada prémio.
- Marque o tempo estimado de cada entrega.
- Decida onde se tira a fotografia e quem a conduz.
- Reserve tempo para as intervenções de abertura e de encerramento.
- Faça um ensaio rápido, com os nomes na ordem real.
Envie o roteiro final ao DJ e ao operador de som e luz. Eles precisam de saber a ordem exata para sincronizar música, luz e ecrã.
Música de entrada de cada premiado
Uma música curta na hora em que o premiado sobe ao palco dá energia à cerimónia. Pode ser a mesma música para todos, em excertos curtos, ou uma escolha por categoria. A segunda opção exige mais organização, mas torna tudo mais marcante.
Cuidado com a duração. A música deve durar o tempo de a pessoa caminhar até ao palco e baixar na hora de falar. Combine com o DJ os excertos e o momento de cada corte. Evite músicas com letras que possam constranger alguém.
Para música de celebração, há clássicos que o público reconhece de imediato. Algumas ideias que costumam funcionar:
- We Are the Champions (Queen)
- Don't Stop Me Now (Queen)
- Eye of the Tiger (Survivor)
- Celebration (Kool & the Gang)
- Happy (Pharrell Williams)
Se a empresa quiser uma música diferente para cada premiado, peça as sugestões com antecedência. Combine com o DJ, no pedido de orçamento, como isso funciona.
Ecrã gigante com os nomes e as imagens
Mostrar o nome do premiado, a categoria e uma fotografia ou um vídeo curto dá peso ao momento. Quem está na plateia vê quem foi chamado, e o premiado sente-se reconhecido. Um painel de LED ou um ecrã gigante serve para isso.
Prepare o conteúdo com cuidado: nomes escritos corretamente, fotografias de boa qualidade e textos curtos. Confirme a grafia de cada nome antes. Erros de nome no ecrã, à frente de todos, causam constrangimento.
O formato dos ficheiros e a ordem de exibição têm de ser combinados com quem opera o painel. Teste tudo antes. Veja mais sobre o painel em painel de LED para festa e sobre vídeo e sincronização em lançamento de produto: som, luz e LED.
Se algum premiado estiver ausente, tenha um plano: alguém recebe o prémio em nome dele, ou o apresentador avisa o público e segue em frente. Improvisar isto à frente de todos atrasa a cerimónia. O mesmo vale para o prémio que não chega a tempo ou para um nome trocado: tenha alguém da organização com o roteiro impresso na mão.
Microfone, luz e palco
Numa entrega de prémios, o microfone é de quem apresenta e, por vezes, do premiado. Teste todos antes da chegada do público. Quem agradece costuma falar baixo ou longe do microfone, por isso oriente: segure-o perto da boca e fale com calma. Veja mais cuidados em som para palestra e convenção.
A luz ajuda a marcar o momento. Um foco no palco quando o premiado sobe, uma mudança de cor na entrega e uma luz geral suave no resto. Evite luz que ofusque o apresentador ou o premiado, e converse com o fotógrafo sobre os pontos de fotografia.
O palco precisa de espaço seguro para subir e descer, inclusive com sapatos de salto alto. Se houver degraus, avise a organização. Respeite os horários e as regras do espaço. Pergunte ao fornecedor o que a iluminação oferece.
Tempo, ritmo e depois da cerimónia
Uma entrega de prémios longa cansa. Mantenha o ritmo: apresentadores objetivos, intervenções curtas, transições rápidas e música que ajude, não que atrase. Se houver muitas categorias, divida em blocos e intercale com um momento de descanso ou música ambiente.
Pense no que vem depois. A cerimónia pode ser seguida de jantar, cocktail ou pista de dança. Combine a transição com o DJ: a música muda, a luz também, e os convidados percebem que a parte formal terminou. Veja festa de fim de ano da empresa e a página de eventos corporativos.
Por fim, deixe alguém responsável por esclarecer dúvidas durante a cerimónia: um contacto da organização ou da empresa que fale com o DJ e o operador.
