Feche a data e o local cedo
Dezembro concentra as festas de empresa. Salões, buffets e fornecedores de som ficam disputados, e as melhores datas esgotam-se mais cedo do que muita gente imagina. Quanto mais cedo fechar, mais opções terá de dia, de horário e de estrutura.
Defina primeiro quando a festa acontece: durante o horário de trabalho, ao fim da tarde ou à noite, em dia útil ou ao fim de semana. O horário muda a música, a luz e o ambiente. Uma festa ao fim da tarde pede um início mais calmo. Uma festa à noite aguenta uma pista mais animada.
Se vai contratar DJ, som e luz, reserve com pelo menos 3 meses de antecedência, como se faz para qualquer festa. Para saber o que pedir e perguntar na hora de contratar, veja como contratar DJ para evento corporativo.
Pense no perfil da equipa
Uma empresa reúne pessoas de idades, gostos e estilos diferentes. A música que anima a equipa de vendas pode não agradar à administração, e vice-versa. O objetivo é que ninguém se sinta de fora.
Faça uma consulta simples antes: peça a algumas pessoas de cada área que indiquem cinco músicas que gostariam de ouvir. Isso dá ao DJ uma amostra real do grupo. Um repertório eclético, com bastante música brasileira, costuma funcionar bem para reunir gerações. O DJ Chamb trabalha assim, com repertório eclético e muita música brasileira.
Combine também o que não deve tocar. Convém evitar músicas com letras que possam constranger colegas ou que remetam para assuntos delicados no ambiente de trabalho. Entregue esta lista ao DJ juntamente com a lista do que tem de tocar.
Divida a noite: música ambiente e pista
A festa de empresa costuma ter duas fases. Na primeira, as pessoas chegam, conversam, comem e encontram-se. A música ambiente ajuda: volume que permita conversar, estilos agradáveis, nada que obrigue a gritar. Veja ideias em música ambiente para evento.
Na segunda fase, a pista abre. A transição tem de ser gradual: o DJ aumenta o ritmo e o volume aos poucos, em vez de mudar de repente. Se o salão for grande, a luz também ajuda a marcar a mudança, com a iluminação de pista a entrar quando a dança começa.
- Chegada: música ambiente, volume baixo.
- Jantar ou cocktail: música ambiente, sem competir com a conversa.
- Discursos e prémios: som limpo, microfones testados.
- Pista: ritmo crescente, com blocos de músicas conhecidas.
- Encerramento: um aviso claro do último bloco e uma música para fechar.
Discursos, sorteios e brincadeiras
Os momentos falados são onde a festa mais costuma encravar. Um discurso longo no meio da pista arrefece o ambiente. Combine quantas pessoas falam, a que horas e durante quanto tempo, e informe o DJ para ele preparar o som e baixar a música na hora certa.
Os sorteios e as brincadeiras com microfone animam, desde que tenham regras simples e duração curta. Defina quem conduz: o próprio DJ, alguém da empresa ou um apresentador. Se for um colega, ofereça-lhe um ensaio rápido com o microfone, para saber a distância certa e evitar microfonia.
Para eventos mais formais, com palestra ou convenção, o som pede cuidados específicos. Veja o som para palestra e convenção no guia sobre microfones e colunas e a página de eventos corporativos para saber como o Chamb atende empresas. E, quanto à estrutura de som, pergunte ao fornecedor o que ele entrega.
Horário, início e fim
Defina com clareza quando a festa começa, quando acontece cada momento e quando termina. Isto orienta o DJ, o buffet e os convidados. Combine o que acontece se a festa ultrapassar o horário: a hora extra pode ser combinada antes ou acertada no dia, e é melhor saber como funciona antes de ser preciso.
Pense também em como as pessoas vão embora. Se o evento terminar tarde, avise com antecedência para a equipa organizar o transporte. Respeite os horários e as regras do espaço, do condomínio e da sua cidade.
- Escolha a data e o local o mais cedo possível.
- Defina o horário de início e de fim e o que acontece a cada hora.
- Reúna o perfil da equipa e recolha sugestões de músicas.
- Combine discursos, sorteios e quem conduz cada um.
- Envie o cronograma ao DJ e ao buffet.
- Faça uma passagem de som no local, antes de os convidados chegarem.
Se a empresa quiser também um momento de diversão coletiva, o karaoke funciona bem em festas de equipa. Combine antes regras simples: quem começa, quanto tempo canta cada pessoa e quem trata da fila.
