Escolha o local a pensar no som e na equipa
O local define muita coisa: a acústica, o tamanho da pista, a energia disponível, o horário permitido e o ambiente da festa. Antes de fechar, visite o espaço ou peça fotografias e medidas, e pergunte como funcionam o som, a luz e a montagem.
Considere o tamanho da equipa, a facilidade de chegar e de partir e se há espaço separado para conversa e para dança. Um salão onde tudo acontece junto pode incomodar quem quer conversar com a pista ao lado. Se for possível, separe os ambientes.
Pergunte ao espaço se há regras de volume, de horário de montagem e de equipamentos. Respeite os horários e as regras do espaço, do condomínio e da sua cidade, e transmita estas informações ao fornecedor de som desde o início.
Monte uma programação enxuta
Programação a mais cansa. Escolha poucos momentos, bem definidos, e deixe tempo livre entre eles. Um modelo simples funciona na maioria dos casos: receção, intervenção de abertura, refeição, momento de reconhecimento ou sorteio e pista ou karaoke.
- Receção, com música ambiente e tempo para os colegas se encontrarem.
- Intervenção curta de quem representa a empresa.
- Jantar, almoço ou cocktail, com música num volume que permita conversar.
- Reconhecimentos, sorteios ou brincadeiras, com horário e duração definidos.
- Pista de dança ou karaoke, para quem quiser participar.
- Encerramento, com aviso claro do último bloco.
Envie este roteiro ao DJ, ao buffet e a quem conduz a festa. Quanto mais cedo todos souberem a ordem, menos improviso haverá no dia. Para uma festa de fim de ano, veja também festa de fim de ano da empresa.
Quem fala e como o som ajuda
Num convívio, quem fala ao microfone costuma ser o dono, um administrador, os recursos humanos ou um colega escolhido. Defina quem são essas pessoas e quanto tempo tem cada uma. Uma intervenção longa em ambiente de festa perde a atenção da plateia.
Peça ao fornecedor de som um teste de microfone antes da chegada dos convidados. Quem vai falar deve experimentar o microfone, saber a distância certa da boca e conhecer o sinal do DJ para baixar a música. Isto evita microfonia e silêncios constrangedores. Peça também um microfone de reserva, para trocar na hora se o primeiro falhar. Pilhas novas no início do evento e um segundo teste depois do jantar também ajudam, porque o ambiente muda quando o salão enche.
Se houver vídeo com som, como uma retrospetiva do ano, combine com o DJ como será exibido e qual o formato do ficheiro. Teste antes, no mesmo equipamento que vai ser usado na festa.
Música que inclui todos os perfis
Numa empresa há gente de várias idades, culturas e gostos. O desafio é montar uma noite em que cada grupo tenha o seu momento sem excluir os outros. Um repertório eclético, com muita música brasileira, costuma ser o caminho mais seguro.
Divida a noite em blocos: músicas mais antigas, músicas atuais, ritmos brasileiros variados, músicas para cantar em conjunto. Assim, cada perfil aparece em algum momento. O DJ Chamb tem repertório eclético e muita interação com os convidados, e a animação faz parte do seu trabalho.
Recolha sugestões da equipa com antecedência, de forma simples: um formulário curto ou uma lista partilhada. E combine o que não deve tocar. Evite músicas com letras que possam constranger colegas.
Pense também em quem não gosta de pista. Deixe mesas e cadeiras num canto onde a música não seja tão alta, para que essas pessoas conversem à vontade. Uma festa em que todos encontram um lugar tende a ter mais gente até ao fim, e o ambiente da equipa agradece. Um bom convívio une a equipa, e a música é só o fundo disso.
Bebida, horário e cuidado com todos
Numa festa de empresa, o ambiente do dia seguinte importa. Pense em como servir bebida de forma responsável: ofereça opções sem álcool, água e comida em quantidade suficiente, e defina um horário para encerrar o serviço. Isto protege a equipa e a imagem da empresa.
Pense no horário de início e de fim, no transporte de regresso e em quem precisa de sair mais cedo. Uma festa que acaba a uma hora razoável permite que mais gente participe. Se quiser prolongá-la, combine a hora extra com o fornecedor antes, para não decidir à pressa.
Inclua atividades para quem não dança. O karaoke pode ser uma opção para quem prefere cantar a dançar, desde que tenha regras simples. Veja karaoke na festa da empresa. Para a parte da contratação do DJ, leia como contratar DJ para evento corporativo e conheça a página de eventos corporativos.
